档案法规
【 档案法规 】
嘉应学院档案管理办法
 
发布时间: 2011-09-05 23:16:19 点击:
 

嘉应学院档案管理办法

 

第一章  总则

    第一条  为了加强我校的档案工作,提高档案的管理水平,有效保护和利用档案,为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,结合我校实际,制定本办法。

    第二条  学校档案是指本校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

    第三条  学校档案工作是办好学校的重要基础性工作,学校档案起着反映和维护学校历史真实面貌的重要作用,学校应把档案工作纳入整体发展规划,并加强对档案工作的领导和管理。

    第四条  我校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作,业务受上级和当地档案局的指导、监督和检查。

 

第二章  机构设置和人员配备

    第五条  档案馆是学校档案工作的职能管理部门,其管理职责是:

    (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,规划全校档案工作;

    (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

    (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

    (四)编制检索工具,编辑档案参考资料,积极开发档案信息资源;

    (五)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;

    (六)建立和健全全校档案工作网络,负责对全校档案工作人员的业务培训;

    (七)开展档案宣传、开放和利用工作;

    (八)开展档案学术研究和交流活动。

    第六条  各院(系、部),各部门的行政负责人为档案责任人,可指定一名副职分管档案工作,并设兼职档案员,负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作。

    第七条  学校专职档案工作人员列入学校事业编制,根据本校规模、馆藏档案数量和工作任务确定。

    第八条  学校档案工作人员应当遵纪守法,保守党的国家的机密,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

   第九条  学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

   第十条  学校档案工作人员应保持相对稳定,并对长期接触有毒有害物质的档案工作人员采取有效防护措施防止职业中毒事故的发生,并按照有关规定予以补助。

 

第三章  档案管理

    第十一条  各院(系、部),各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    第十二条  各院(系、部),各部门要把档案材料立卷归档工作纳入本单位和档案工作人员的职责范围内。每项科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时,必须有档案馆的人员和本部门兼职档案员参加,对照归档的档案材料进行审查验收。

    第十三条  逐步实行档案材料形成部门立卷的制度,一般由经手人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理,填写材料目录,交各院(系、部),各部门的档案工作人员检查、装订后向档案馆移交。档案馆应派人指导立卷工作。

    第十四条  各院(系、部)各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围和方法按《嘉应学院档案实体分类编号方案》和《嘉应学院档案管理细则》执行。

    第十五条  档案材料归档时间:

    (一)党政部门和能按年度归档的部门应在次年六月底前归档;

    (二)教学部门和能按学年度归档的部门应在次学年度寒假前归档;

    (三)科研、基建项目和专题性、成套性档案材料,应在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。

    第十六条  向档案馆移交档案材料或档案必须履行手续,填写目录清单或移交清册,一式二份,写明文件(案卷)标题,文件页数(卷内文件页数),移交时间,交接双方要签名盖章。

    第十七条  个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定向本校档案馆移交,集中管理,任何人不能占为已有。

    第十八条  档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定、编号和统计,并编制必要的检索工具。

    第十九条  档案馆对保管期限已满、已失去保存价值的档案,应当造册报请学校档案鉴定小组进 行鉴定,经鉴定确已无保存价值的档案,按规定予以销毁。

    第二十条  档案馆应注重档案的保护技术,,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损、褪色档案要及时修补复制。

    第二十一条  要切实做好档案库房的技术管理工作,采取防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等有效措施,做好库房温、湿度记录。

 

第四章  档案的利用与编研

    第二十二条  档案馆所保存的档案,主要供本校利用。

    第二十三条  查阅学校公布开放的档案和资料,本校师生员工应出示工作证或学生证;其他单位或个人则必须凭单位介绍信(写明查阅内容、目的)或本人有效证件(身份证、工作证、学生证、士兵证等),方能查阅。

    第二十四条  查阅学校未公布开放的档案和资料,原则上只限卷宗形成部门查阅,其它部门确需查阅,必须持有该部门介绍信,写明查阅内容、目的,经档案馆馆长批准后方能借阅。如需查阅学校党委会、校长办公会会议纪录和限制利用的档案,必须报请学校党委书记或校长审批后,凭查阅范围和内容在规定场所借阅。

    第二十五条  档案馆应加强编研工作,对档案材料进行研究整理,编辑出版。编研的重要参考资料包括学院组织沿革、大事记、年鉴,重要专题档案等。

 

第五章  条件保障

    第二十六条  学校档案工作所需经费列入学校预算,设立专项经费,由档案馆统筹安排。

    第二十七条  学校应充分考虑档案的发展规模,以及适应现代化管理手段的需要,为档案馆提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等设施。

    第二十八条  学校应有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备,如计算机、图像扫描仪、复印机、摄像机、照相机、电视机、音响、空调、去湿机、密集架等。 

 

第六章  考核、奖励与处罚

    第二十九条  档案馆应建立检查、考核和评比制度,明确岗位职责,对优秀的档案工作人员提请学校给予表扬和奖励。

    第三十条  对工作失职,造成损失者,由学校根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定予以处罚。

 

第七章  附则

    第三十一条  学校各单位可根据办法制定本单位的档案管理实施办法或有关规定。

    第三十二条  本办法由档案馆负责解释。

    第三十三条  本办法自公布之日起施行,原本校档案工作的有关规定与本办法有矛盾的,以本办法为准。

 

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