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毕(结)业学生学籍档案材料整理要求
 
发布时间: 2011-09-05 18:53:49 点击:
 

    为规范我院毕(结)业学生的学籍档案,依照《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《嘉应学院教学类档案管理细则》的要求,对学院毕(结)业学生学籍档案材料的整理规范如下:

    一、学籍档案材料的内容:学生学籍档案材料包括学生入学材料(学生录取花名册)、学生在学材料(学籍表与成绩单)及学生毕业材料(发放证书审批与签领名册)。

    二、学籍档案材料移交时间  学生入学材料(录取花名册)由负责招生的部门在学生毕业半年内移交学院档案馆;学生在学材料(学生学籍表、成绩单)及学生毕(结)业材料(发放学位与毕业证书审批与签领名册)由教学管理部门在学生毕业半年内移交学院档案馆。

    三、学籍档案材料移交要求 

    (一)学生入学材料  学生录取花名册应为原件,并按专业层次分类移交。

    (二)学生在学材料  学生学籍表与成绩单应为原件,并按班为单位整理。具体要求为:

    1、封面  每班毕业生的学籍表册应有封面,封面纸张应与学籍表大小一致。封面上标明系别、专业、年级(**级**届)、学生人数(毕业人数、结业人数等)。

    2、目录  每班毕业生的学籍表册应在封面后附有该班学生的花名册,并按学号顺序排列作为检索目录。

    3、学籍表  学生学籍表统一用钢笔或签字笔用工整字体填写。在学生学籍表上应提供每位学生每学期的综合测评成绩,对有学籍变动(如转系、转学、退学、开除等)的学生应明确注明。每位学生学籍表均应在照片上加盖系公章。

    4、成绩单  学生成绩单打印完整、清晰,并附在该生学籍表后面。成绩单的打印纸张必须与学生学籍表一致,即学籍表为A4纸,其成绩单也应为A4纸,学籍表为A3纸,其成绩单也应为A3纸;对有学籍变动(如转系、转学、退学、开除等)的学生应根据其修完的学期数记录其学习成绩,不能因其未取得毕业资格而取消该学生修完课程的成绩;每位学生成绩单下方应加盖四个印章,即“填(制)表人:***(用印章) 系主任:***(用印章) 各系公章   教务处公章”,所盖印章应清晰完整;对于本科层次的毕业生,在学生成绩单上应填写毕业论文题目及成绩。

    5、页码  每班毕业生的学籍表册应在有效页面编制页码,(有效页面即为具有有效字符的页面),以便进行移交清点。

    6、封底  每班毕业生的学籍表册应有封底,封底纸张(无字白纸)应与学籍表大小一致。

    (三)学生毕(结)业材料  学生发放证书审批与签领名册应为原件,并按专业层次分类移交。具体要求为:

    1、审批名册  发放学位与毕(结)业证书审批名册的学生数据必须包含发放的学位与毕(结)业证书数据。

    2、签领名册  签领学位与毕(结)业证书名册中签领人必须用钢笔或签字笔签名,暂扣证书的应严格注明。

    3、审批与签领名册  学生发放证书审批与签领名册均应于当年毕业生人数相一致。

 

                                                     档 案 馆

                                                   二00六年九月

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